Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Eine funktionierende und vertrauensvolle Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat ist eine unabdingbare Voraussetzung für die erfolgreiche Leitung eines Unternehmens. Ihrer hohen Verantwortung für das Unternehmen sind sich Aufsichtsrat und Vorstand der IVG bewusst. Aufsichtsrat und Vorstand beraten die anstehenden Fragen regelmäßig und ausführlich in den Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse.

Wesentliches Element für eine gute Zusammenarbeit ist eine zeitnahe und ausführliche Information des Aufsichtsrats durch den Vorstand. Dazu werden vor jeder Aufsichtsratssitzung schriftliche Vorlagen erstellt und mit ausreichendem Zeitvorlauf an die Gremienmitglieder versandt. Zudem berichtet der Vorstand in jeder Sitzung des Aufsichtsrats ausführlich über das laufende Geschäft. Der Aufsichtsrat kam im Geschäftsjahr 2008 zu acht ordentlichen und einer außerordentlichen Sitzung zusammen. In Reaktion auf die schwierigen Umfeldbedingungen tagte er damit häufiger als nach Aktienrecht vorgeschrieben.

Führung der Geschäftsbereiche

Die Geschäftsbereiche werden von Geschäftsführern geleitet. Der Vorstand der IVG Immobilien AG stellt eine am Konzerninteresse orientierte Führung der Geschäftsbereiche durch vielfältige Maßnahmen sicher. In Quartalsgesprächen berichten die Geschäftsführungen dem Vorstand über die aktuelle Geschäftsentwicklung und diskutieren mit dem Vorstand Strategie und Ziele. Aktuelle und wichtige Einzelfragen werden in den wöchentlichen Vorstandssitzungen besprochen, gegebenenfalls unter Mitwirkung der Geschäftsführungen.

Geschäftsbereichsübergreifende Querschnittsfunktionen und -themen aus dem [glossar] Asset Management und aus den Zentralbereichen werden in festen Arbeitskreisen, Lenkungsausschüssen und Jours fixes behandelt.

Corporate Governance, Compliance und Revision

Der IVG Konzern stellt durch regelmäßige Überwachung bzw. Prüfung sicher, dass die Zusammenarbeit der Unternehmensorgane und die Einhaltung aller gesetzlichen und intern festgelegten Regelungen gewährleistet sind. Die IVG setzt sämtliche Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex um. Auch die darüber hinausgehenden Transparenzempfehlungen der Initiative Corporate Governance der deutschen Immobilienwirtschaft werden befolgt. Am 17.11.2008 haben wir die Entsprechenserklärung nach § 161 AktG zu den Empfehlungen des Deutschen [glossar] Corporate Governance Kodex abgegeben. Wir entsprachen und entsprechen sämtlichen Empfehlungen des Corporate Governance Kodex, der zuletzt am 06.06.2008 geändert worden ist.

Im Rahmen eines Compliance-Arbeitsprogramms hat IVG im vergangenen Jahr ihre Compliance-Organisation eingehend überprüft und zahlreiche Änderungen und Neuerungen eingeführt. Den Mitarbeitern steht nunmehr eine externe Vertrauensperson – ein sogenannter “Ombudsmann” – zur Verfügung, dem – gegebenenfalls auch anonym – Hinweise auf strafbare Handlungen zugeleitet werden können. Daneben wurden zahlreiche Richtlinien überarbeitet oder neu eingeführt, um regelkonforme Arbeitsabläufe im Unternehmen zu gewährleisten.

Eine wichtige Funktion für die Einhaltung von Regeln und Vorschriften kommt der Revision zu. Sie ist organisatorisch direkt dem Sprecher des Vorstands unterstellt und berichtet unabhängig an den Gesamtvorstand. Die Aufgaben der Internen Revision werden konzernweit durch die BDO Deutsche Warentreuhand Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wahrgenommen. Basis der Prüfungsaktivitäten ist der jährlich erstellte und vom Vorstand genehmigte und mit dem Audit Committee abgestimmte Prüfungsplan, der Risikoaspekte ebenso berücksichtigt wie aktuelle Veränderungen im Konzern. In den Prüfungsplan fließen Sachverhalte aus dem laufenden Risikomanagement, Erfahrungen des [glossar] Compliance-Beauftragten und der Internen Revision, Erkenntnisse aus vorangegangenen Prüfungen sowie Hinweise des Vorstands ein. Dabei betrachtet der Vorstand die Revision nicht nur als Instrument zur Aufdeckung von Regelverstößen, sondern auch als einen wichtigen Berater bei der Optimierung von Prozessabläufen.